Właściwe i efektywne zarządzanie czasem w dużej mierze polega na prawidłowym wykorzystaniu go do konsekwentnego dążenia do celu. Celem może być wykonanie konkretnego zadania, osiągnięcie sukcesu lub długofalowe działania. Badania dowiodły, że Polacy, to najmniej wydajni pracownicy na świecie, przy czym czas pracy w Polsce należy do najdłuższych w całej Europie. To oznacza, że polski pracownik pracuje długo, ale nieefektywnie.
Przyczyna prawdopodobnie tkwi w tym, że Polacy nie wiedzą, jak zarządzać czasem. Nieskuteczna organizacja pracy, złe gospodarowanie czasem i niewłaściwe planowanie są największymi problemami Polaków.
Dobre zarządzanie czasem, terminowa realizacja zadań oraz metody zarządzania projektami, to umiejętności, które można wypracować.
Elementy zarządzania czasem:
- analiza wykorzystania czasu;
- wyznaczanie celu;
- planowanie;
- podejmowanie decyzji (priorytety);
- realizacja i organizacja;
- Kontrola.
Co to są pożeracze czasu?
Pożeracze czasu (inaczej złodzieje czasu) to czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które obniżają efektywność wykorzystywania czasu. Mowa o wszystkich tych aktywnościach, które marnują czas i spowalniają osiągnięcie wyznaczonych celów. Ponadto zabierają energię i odciągają uwagę od najistotniejszych rzeczy. Czasami mamy świadomość, że kradną nasz czas, a czasami działają niepostrzeżenie. Typowymi pożeraczami czasu są nawyki lub sytuacje, z którymi nie jesteśmy w stanie sobie poradzić i nie zajmujemy się tym, co istotne.
Popularne pożeracze czasu
– telewizja. Według badań przeprowadzonych przez Wirtualne Media, statystyczny Polak dziennie przez TV spędza 4 godziny. Telewizja to jeden z największych złodziei czasu i zabójców produktywności.
– media społecznościowe. Według przeprowadzonych badań przez amerykańską agencję reklamową Mediakix, przeciętny człowiek mediom społecznościowym poświęca ponad 5 lat swojego życia. Mowa tu o Facebooku, Instagramie, YouTubie i innych.
– gry (komputerowe lub na telefon). Komputer Świat podaje, że połowa Polaków w wieku 27-35 lat przyznaje się, że na gry komputerowe lub na telefonie przeznacza średnio 1-2 godziny dziennie.
– telefon. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie Komórkomat.pl na przeglądaniu telefonu dziennie tracimy do 3 godzin.
– bałagan. Wprowadza istny chaos do naszej organizacji. Bałagan na biurku, w dokumentach, głowie pochłania mnóstwo naszego czasu i energii. Jak podaje InfoPraca, przeszukiwanie maili zajmuje nam dziennie do godziny, a rekordziści poświęcają temu zadaniu nawet kilka godzin.
– brak planu. Brak skonkretyzowanego planu, ustalonych celów i priorytetów sprawia, że nie wiemy, czym powinniśmy się zająć. W efekcie czego zajmujemy się mało produktywnymi rzeczami. Pierwszą czynnością, którą wykonujemy, kiedy nie mamy jasno określonego kolejnego zadania, jest sięgnięcie po telefon i przejrzenie mediów społecznościowych.
– multitasking. Zajmowanie się kilkoma rzeczami na raz jest mało produktywne. Dodatkowo nie każdy posiada umiejętność wykonywania kilku zadań jednocześnie, podobnie jak wielu z nas nie ma podzielnej uwagi.
– prokrastynacja. Tendencja, utożsamiana z odwlekaniem, opóźnianiem lub przekładaniem czegoś na później, ujawniająca się w różnych dziedzinach życia. Spowalnia, utrudnia i opóźnia realizację zadań i obowiązków.
Ponadto, pożeraczami czasu są: niezapowiedziani goście, próby wykonania wszystkiego na raz, przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne, brak asertywności, odkładanie pracy na później,
Nie każdy posiada cechy lidera i nie każdy ma opanowane do perfekcji metody zarządzania projektami. Warto jednak dostrzec pożeraczy czasu i zrozumieć, jak negatywnie wpływają na nasz rozwój, karierę czy zarządzanie czasem.
Walkę z pożeraczami czasu może ułatwić metoda SMART, która służy do wytyczania celów i priorytetów.
Nazwa SMART to akronim pięciu angielskich słów: Specific (Sprecyzowany),Measurable (Mierzalny), Attractive (Atrakcyjny), Realistic (Realistyczny), Timely defined (Terminowy). Ponadto słowo “smart” oznacza sprytny, a całość tworzy pięć sprytnych zasad zwiększających szansę na realizację wyznaczonych celów.
Właściwe zarządzanie czasem i eliminacja złodziei czasu mogą sprawić, że będziemy realizować więcej w krótszym czasie. Nasza wydajność wzrośnie, a wraz z nią motywacja do dalszego działania. Nie trzeba być szefem, by posiadać cechy dobrego kierownika i skutecznie organizować pracę i swoją przestrzeń zarówno zawodową, jak i prywatną.
