Zaczynałeś od pakowania paczek w salonie. Potem był garaż, a w końcu wynajęcie pierwszego, niewielkiego magazynu i zatrudnienie pracownika. Sprzedaż rośnie, powinieneś się cieszyć, ale zamiast tego czujesz, że logistyka powoli zaczyna zżerać Twoją marżę, a Ty spędzasz więcej czasu na szukaniu kartonów niż na rozwijaniu biznesu. Brzmi znajomo?
Z danych rynkowych wynika, że koszty magazynowania mogą pochłaniać nawet od 30% do 40% całkowitego budżetu logistycznego sklepu internetowego. Jeśli nie wiesz dokładnie, co się na nie składa, bardzo łatwo o przepalanie pieniędzy.
W tym poradniku rozłożymy koszty magazynowe na czynniki pierwsze, pokażemy, jak prosto je policzyć i podpowiemy, kiedy nadszedł czas, by oddać logistykę w ręce profesjonalistów.
Krok 1: Rozpoznaj swojego wroga, czyli z czego dokładnie składają się koszty?
Koszty magazynu to znacznie więcej niż tylko comiesięczna faktura za wynajem hali. Aby odzyskać kontrolę nad finansami, musisz podzielić swoje wydatki na trzy kategorie:
1. Koszty stałe (kotwica Twojego budżetu)
To wszystkie te opłaty, które musisz ponieść niezależnie od tego, czy w danym miesiącu wyślesz 10 000 paczek, czy zaledwie 100. Należą do nich:
-
Czynsz za wynajem powierzchni.
-
Wynagrodzenia stałych pracowników magazynu i administracji.
-
Amortyzacja sprzętu (regałów, wózków widłowych, komputerów).
-
Ubezpieczenie i fizyczna ochrona obiektu.
Dlaczego są groźne? W miesiącach tzw. „martwego sezonu” koszty stałe pozostają na tym samym, wysokim poziomie, drastycznie obniżając rentowność Twojego sklepu.
2. Koszty zmienne (elastyczna część budżetu)
Rosną proporcjonalnie do liczby zamówień. Zaliczymy do nich:
-
Materiały eksploatacyjne: kartony, taśmy, folie bąbelkowe, wypełniacze.
-
Koszty mediów (prąd, woda, ogrzewanie hali zimą).
-
Wynagrodzenia pracowników tymczasowych zatrudnianych na „piki” sprzedażowe (np. Black Friday).
3. Koszty ukryte (cisi zabójcy marży)
To wydatki, których często nie widać w Excelu na pierwszy rzut oka, a które najbardziej uderzają w zysk:
-
Zamrożony kapitał: Pieniądze utopione w towarze, który nie rotuje i miesiącami leży na półce (tzw. „półkowniki”).
-
Koszty błędów: Źle spakowana paczka to koszt podwójnej wysyłki, przepakowania i niezadowolenia klienta.
-
Koszty nieodebranych paczek i zwrotów: Płacisz za transport do klienta, transport powrotny, a potem Twój pracownik musi poświęcić czas na sprawdzenie i ponowne wprowadzenie towaru na stan. To czysta strata.
Krok 2: Policz, ile naprawdę kosztuje Cię obsługa jednego zamówienia
Aby podjąć jakąkolwiek decyzję biznesową, musisz opierać się na liczbach. Najlepszym sposobem na audyt własnej logistyki jest wyliczenie jednostkowego kosztu magazynowania.
Jak to zrobić? Zastosuj ten prosty wzór:
(Suma wszystkich kosztów stałych i zmiennych magazynu z danego miesiąca) ÷ (Liczba wysłanych w tym miesiącu zamówień)
Przykład: Jeśli utrzymanie magazynu (czynsz, pracownicy, prąd, kartony, systemy) kosztuje Cię 20 000 zł miesięcznie, a w tym czasie wysyłasz 2 000 zamówień, to koszt logistycznej obsługi jednej paczki wynosi aż 10 zł (nie licząc kosztu samego kuriera!).
Zastanów się: czy przy Twojej marży na produkcie oddawanie 10 zł na sam proces pakowania i magazynowania ma sens?
Krok 3: Kiedy warto przejść na model fulfillmentu?
Fulfillment to usługa polegająca na oddelegowaniu całej logistyki (od odbioru dostaw, przez magazynowanie, pakowanie, aż po obsługę zwrotów) zewnętrznemu operatorowi (np. firmom takim jak eHopi).
Oto 4 sygnały, które świadczą o tym, że to odpowiedni moment na zmianę:
-
Dławisz się własnym sukcesem: Brakuje Ci miejsca na nowe produkty, a Twoi pracownicy nie wyrabiają się z pakowaniem w szczytach sezonu (co opóźnia wysyłki).
-
Koszty stałe Cię przytłaczają: Utrzymanie dużej hali poza sezonem zjada wszystkie zyski z dobrych miesięcy.
-
Technologia Cię omija: Nie masz budżetu na wdrożenie profesjonalnego systemu WMS (Warehouse Management System), przez co procesy są ręczne, powolne i podatne na błędy.
-
Nie masz czasu na biznes: Zamiast planować nowe kampanie marketingowe i negocjować z dostawcami, zajmujesz się rekrutacją magazynierów i zamawianiem folii stretch.
Co zyskujesz dzięki fulfillmentowi? (Zasada OPEX zamiast CAPEX)
Największą zaletą przejścia na zewnętrzny magazyn jest zmiana modelu kosztowego. Zamiast inwestować z góry we własną infrastrukturę i sprzęt (tzw. wydatki CAPEX), przechodzisz na elastyczne koszty operacyjne (OPEX).
W praktyce oznacza to, że płacisz tylko za to, z czego realnie korzystasz. Jeśli w lipcu masz spadek sprzedaży i wysyłasz połowę tego co w grudniu – Twoja faktura za fulfillment również będzie o połowę niższa. Nie płacisz za puste regały i przestoje pracowników. Ponadto operatorzy logistyczni dysponują magazynami najwyższej klasy (klasa A), oferują profesjonalną obsługę zwrotów i zaawansowane systemy IT w cenie usługi.
Podsumowanie
Własny magazyn to świetne rozwiązanie na początku drogi e-commerce. Jednak w miarę wzrostu, logistyka staje się skomplikowanym i kosztownym wyzwaniem. Policz dokładnie swoje koszty jednostkowe i przeanalizuj, ile czasu miesięcznie tracisz na „gaszenie pożarów” w magazynie. Być może przejście na fulfillment to dokładnie ten krok, którego Twój sklep potrzebuje, aby wrzucić wyższy bieg i bezstresowo skalować sprzedaż.
