Każdy z nas marzy, by mieć więcej czasu. Żyjemy w ciągłym biegu i wciąż brakuje nam czasu na realizowanie wszystkich zadań w pracy, na hobby, dla rodziny, dla siebie i na odpoczynek. “Nie mam czasu” to najczęstsza wymówka każdego z nas, a tak naprawdę wystarczy wprowadzenie kilku zasad, by doba znacznie się wydłużyła.
Zarządzanie czasem i organizacja pracy to bardzo indywidualne kwestie. Metody, które działają w przypadku jednej osoby, mogą być całkowicie nieskuteczne u innej. Jest to głównie kwestia rodzajów osobowości. Dlatego nie ma jednego skutecznego złotego środka dla każdego. Ale dobra wiadomość jest taka, że prosty sposób metodą prób i błędów można nabyć cechy dobrego kierownika i opracować najskuteczniejszą metodę dla siebie.
Jak zarządzać czasem?
- Notowanie wszystkich swoich aktywności w celu wykrycia pożeraczy czasu
Wystarczy przez tydzień prowadzić szczegółową analizę swojego czasu. Należy zapisywać swoje wszelkie aktywności, od rozmów telefonicznych, pisania raportów, przez obmyślanie planu działania i korzystanie z mediów społecznościowych. Należy także notować, ile czasu zajęły dane czynności. Przeglądając swoją tygodniową aktywność, bardzo łatwo zrozumiemy, które czynności prowadzą do konkretnych efektów, a które bez potrzeby kradły nasz czas. Bezproduktywne elementy listy należy spróbować wyeliminować lub skrócić ich czas trwania.
- Planowanie i ustalanie priorytetów
Ostatnią czynnością wykonaną danego dnia powinno być zaplanowanie dnia kolejnego. Dzięki temu śpimy spokojniej (a sen jest podstawą wysokiej produktywności) oraz wiemy od czego mamy rozpocząć dzień. Planując listę zadań należy ustalać priorytety. Według zasady Pareto, 20% działań zwykle przekłada się na 80% wyników. Dzieląc zadania na ważne i pilne (tzw. macierz Eisenhowera), potrafimy zobrazować priorytety i od nich powinniśmy zacząć swoje działania.
- Ustalenie celów i ich weryfikacja
Przy ustalaniu celów świetnie sprawdza się metoda SMART (formułowanie celów). Przed rozpoczęciem realizacji zadania, warto poświęcić mu kilka minut, by zastanowić się, jaki wynik chcemy osiągnąć realizując je. Pozwoli nam to określić efekt końcowy, któremu można nadać status sukcesu. Po zakończeniu zadania warto poświęcić mu ponownie kilka minut, tym razem na jego ocenę. Czy cel został osiągnięty zgodnie z naszymi oczekiwaniami? Jeśli nie, zastanówmy się, dlaczego, wyciągnijmy wnioski i postarajmy się je wykorzystać w przyszłości.
- Poznanie siebie i swoich słabych i silnych stron
Warto ustalić, kiedy w ciągu doby jesteśmy najbardziej produktywni. Poznanie siebie, swoich mocnych i słabych stron, poprawi naszą produktywność i skróci czas przeznaczony na wykonywanie danych zadań. Niektórzy są bardziej produktywni z samego rana, innym lepiej pracuje się po obiedzie. W czasie zwiększonej produktywności należy realizować najtrudniejsze zadania, bowiem wtedy okażą się mniej trudne.
- Rezygnacja z wielozadaniowości
Należy uświadomić sobie, że wielozadaniowość nie jest dobrą cechą. Robiąc wiele rzeczy na raz, żadna z nich nie jest zrobiona do końca zgodnie z naszymi (lub innych) oczekiwaniami. Należy skupić się na jednym zadaniu i realizować je. Wielozadaniowość to wróg produktywności. Zaczynając wiele zadań jednocześnie, nasz umysł skupia się na wielu szczegółach, z kolei przeskakując pomiędzy zadaniami, tracimy czas i energię na przypomnienie sobie założeń poprzedniego zadania i wdrożenie się w jego dalszą realizację.
- Walka z nieładem
Bałagan przeszkadza, rozprasza, zmniejsza produktywność i spowalnia naszą pracę. Często tracimy przez niego dużo czasu. Brak porządku na biurku, w dokumentach, w plikach na komputerze czy mailach sprawia, że wykonanie zadania przebiega wolniej, a my rozpraszamy się, by odnaleźć pożądane informacje. Pomóc może odpowiednio zorganizowany system folderów lub metody zarządzania projektami.
- Umiejętność przydzielania obowiązków
Nie każdy może sobie pozwolić na komfort zatrudnienia pracownika. Warto jednak wziąć pod uwagę, że nasz czas jest bardzo cenny. Nie jesteśmy także w stanie posiadać kompletnej wiedzy w każdym zakresie. Niekiedy o wiele korzystniej jest zlecić zadanie komuś innemu. Wielu uzdolnionych freelancerów przegląda oferty pracy zdalnej i chętnie zajmie się wykonaniem naszego zlecenia. Jeśli nie mamy doświadczenia w jakiejś dziedzinie, warto zlecić je komuś, kto wykona je szybciej i lepiej. Cechy lidera sprawią, że praca zdalna będzie przebiegała sprawnie i w przyjaznej atmosferze.
By zarządzanie czasem przebiegało sprawniej warto skrzynki mailowe przeglądać tylko w wyznaczonych godzinach. Przychodząca wiadomość (która może zaczekać z odczytaniem) rozproszy naszą uwagę. Musimy także nauczyć się asertywności i odmawiać wykonania zadań osobom, które proszą nas o coś w czasie naszej pracy nad czymś ważniejszym.
